Kirjoittajat: Riitta Härkönen ja Minna Nevalainen

Kirjaamisen etiikka ja asiakaslähtöisyys sosiaalialalla on ajankohtainen aihe. Sosiaalialalla kirjaaminen tarkoittaa aina valintojen tekemistä. Kaikkea ei voi eikä ole oleellistakaan kirjata dokumentteihin. Tällöin on syytä miettiä, millä perusteella valintoja tekee. Kun kirjaaja valitsee näkökulman, jonka hän haluaa tuoda esiin, voi jokin toinen asia jäädä pois. Mitä, jos juuri tämä pois rajattu asia on asiakkaan mielestä tärkeää ja oleellista? Kumman näkökulmaa tulisi kirjaamisessa kunnioittaa vai pitäisikö ottaa huomioon molempien näkemys ja onko se aina edes mahdollista? Avainasemassa on sosiaalialan ammattilaisen harkinta ja kokemus omasta alastaan. Kirjattavat päätökset arvioidaan kirjaamishetkellä, ja siihen vaikuttaa aina asiakkaan yksilöllinen tilanne sekä mahdollinen moniammatillinen yhteistyö kirjaamisessa. Tämä vaatii työn suunnitelmallisuutta sekä ymmärrystä siitä, mihin käyttötarkoitukseen kyseiset kirjaukset milloinkin menevät. (Laaksonen ym. 2022, 11; Jokinen ym. 2021, 30–31; Ålander & Soukko 2021.)

Miten tavoitteet kirjataan,

ketä ne palvelevat,

riittääkö nuoren osallistumiseksi ”en tiiä” tai ”haluun nukkuu”?

Kirjaaminen herättää myös muita eettisiä kysymyksiä. Voiko dokumentteihin kirjata asioita, joista ei ole asiakkaan kanssa puhuttu? Mitkä asiat ja arvot vaikuttavat kirjaajan havainnointiin ja sitä kautta kirjaamiseen? Jos tehdään arviota esimerkiksi asiakkaan kodin siisteydestä, onko havainnoijalle tai kirjaajalle selvää, mitkä ovat hänen omat siisteyskäsityksensä, mitkä asiakkaan ja mitä siisteystasoa yhteisesti haetaan. Näkyvätkö lopputuloksessa faktat vai kirjaajan omat henkilökohtaiset arvot ja näkökulmat, joiden pohjalta tehdään kirjauksia, toimenpiteitä ja jopa päätöksiä? Olisi hyvä reflektoida ja puhua näistä asioista työryhmässä sekä käydä eettistä pohdintaa yhdessä, jotta linjaukset pysyvät yhtenäisinä, asia pysyy mielessä ja herättelee pohtimaan omia näkökulmia ja kirjaamiseen vaikuttavia seikkoja. (Heikkinen 2022, 25; Laaksonen ym. 2011, 11–12, 38–39.)

Asiakaslähtöisyys ja asiakasta osallistava kirjaus sosiaalialalla

Kenelle kirjataan? Sosiaalialalla kirjauksia tehdään asiakkaana olevan henkilön asiakirjoihin, mutta myös pyydettäessä tai muusta perustellusta syystä muillekin tahoille. Kirjauksen teksti tulisi aina kohdentaa ihmisille eikä organisaatioille, ja tekstin tulisi olla ymmärrettävää ja selkeää – ei vaikeaselkoista ammattikieltä. Hyvänä ohjeena voisi toimia se, että kirjoittaa asiakkaalle. Silloin tekstistä tulee yleistajuista, ja painopiste on siinä, mitä asiakkaan kanssa on tehty ja puhuttu. Hyvä yleiskieli vähentää väärinymmärrysten mahdollisuutta. Joskus puhekieltä käytettäessä voi toisen hyvää tarkoittava ilmaisu muuttua toisen silmissä päinvastaiseksi. (Laaksonen ym. 2011, 38–39.)

Sosiaalialalla työn ja kirjaamisen tulisi olla läpinäkyvää ja asiakasta osallistavaa esimerkiksi niin, että kirjaukset tehdään yhdessä asiakkaan kanssa. Kirjauksia voi käyttää myös kertauksen välineenä keskusteltaessa, mitä viime kerralla on tehty tai sovittu. Yhdessä asiakkaan kanssa kirjaaminen mahdollistaa molempien näkökulmien esiin tuonnin. Tällöin on helpompi välttyä väärinymmärryksiltä, ja asioiden merkityssisältö tulee ilmi. Yhdessä kirjaaminen kasvattaa luottamussuhdetta. Asiakas on osallisena kirjaamassa käytyä keskustelua tai yhdessä sovittuja asioita ja näkee, mitä työntekijä hänestä järjestelmään kirjaa. Aina tämä ei onnistu ainakaan etukäteen esimerkiksi lastensuojelussa, jos kyseessä on äkillinen tilanne, kuten kiireellinen sijoitus ja huoli lapsen hyvinvoinnista. (Laaksonen ym. 2011, 12, 38–39; Heikkinen 2022, 16–17, 31.)

On tilanteita, jolloin asiakas ei välttämättä ole samaa mieltä työntekijän kanssa esimerkiksi työntekijän havainnoista. Tämä ei kuitenkaan saa estää faktapohjaista kirjaamista ja asioiden näkyväksi tekemistä. Kirjaukset toimivat myös kirjaajan oikeusturvana. Joskus on myös syytä ensin pohtia, miten motivoida asiakasta osallistumaan oman elämänsä päätöksentekoon ja miten toimia niin, ettei osallisuus ole vain ulkoapäin tuleva rakenne vaan oikeasti asiakasta osallistava ja häntä kuunteleva ja toteuttava väline. Vastavuoroinen kommunikaatio toimii perustana, jolle rakentaa ja jonka avulla vahvistaa asiakkaan osallisuutta. (Laaksonen ym. 2011, 12, 38–39; Heikkinen 2022, 16–17, 31.)

Lopuksi

Sosiaalipalveluissa esimerkiksi lastensuojelussa kuulee usein esitettävän kollegalle kirjaamisesta kysymyksiä, kuten “Voinko kirjata tämän näin?” tai “Ymmärtääkö tästä mitä tarkoitan?”. Keskustelu kollegan kanssa on yksi hyvä keino varmistaa, että on kirjannut selkeää ja ymmärrettävää tekstiä. Samalla voi käydä kollegan kanssa eettistä pohdintaa siitä, miten kirjataan. Hyvänä ohjeena muun muassa lastensuojelussa voisi toimia ajatus, että toisella olalla on asiakas ja toisella sosiaalityöntekijä. Silloin tulee aktiivisesti kirjatessa pohdittua, mitä kirjaa ja millä tyylillä. Sosiaalityöntekijän asettamat tavoitteet pysyvät mielessä sekä asiakkaan osallisuutta ja myönteistä kehitystä vahvistava työ ja kirjaus on avainasemassa.

Entä jos asiakas ei halua osallistua kirjaukseen tai tavoitteiden asettamiseen? Tässäkin on syytä kiinnittää huomiota asiakkaan motivointiin ja kirjaamistyyliin. Asiakkaan osallistamisen vahvistaminen positiivisen ajattelun kautta, merkityksellisyys ja yhdessä kirjaaminen voivat auttaa asiakkaan motivoimiseen. Miten kirjaamisella saadaan vahvistettua asiakkaan tai opiskelijan omaa osallisuutta? Miten kirjaamisessa tuodaan esiin asiakkaan tai opiskelijan oma mielipide ja näkemys, etenkin tilanteissa, joissa se poikkeaa työntekijän näkemyksestä? Pystyykö kirjaamisella vaikuttamaan asiakkaan tai opiskelijan motivointiin?

Lähteet

Hautamäki, L. & Hautamäki, T. 2020. Kodin ja koulun yhteistyö Wilman kautta huoltajien kokemana. Turun yliopisto. Opettajankoulutuslaitos. Pro gradu -tutkielma. PDF-dokumentti. Saatavissa: https://www.utupub.fi/bitstream/handle/10024/149735/Hautamaki_Lotta_Hautamaki_Tuomas_opinnayte.pdf?sequence=1&isAllowed=y [viitattu 6.11.2022].

Heikkinen, A. 2022. Arki, arvot ja etiikka: Sosiaalialan ammattihenkilön eettiset ohjeet. Helsinki: Sosiaalialan korkeakoulutettujen ammattijärjestö Talentia ry. WWW-dokumentti. Saatavissa: https://talentia.lukusali.fi/#/reader/a6cd4fa0-38d8-11ed-90c9-00155d64030a [viitattu 3.10.2022].

Jokinen, T., Lehmuskoski, A., Louhijoki, H. & Ålander, A. 2021. Kirjaaminen monialaisessa yhteistyössä. WWW-dokumentti. Saatavissa: https://yhteistyotilat.fi/wiki08/display/JULMOKI?preview=/64433619/64820962/Kirjaaminen%20monialaisessa%20yhteisty%C3%B6ss%C3%A4%20v1.pdf [viitattu 4.11.2022].

Laaksonen, M., Kääriäinen, A., Penttilä, M., Tapola-Haapala, M., Sahala, H., Kärki, J. & Jäppinen, A. 2011. Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa. Opastusta asiakastiedon käyttöön ja kirjaamiseen. WWW-dokumentti. Saatavissa: https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/79866/d68ab232-88fc-4478-8c21-91164a177a1a.pdf?sequence=1&isAllowed=y [viitattu 3.10.2022].

Martinviita, H. & Valli, E. 2015. “Tämä on nykyaikaa.” Alakoululaisten huoltajien kokemuksia sähköisin viestintävälinein toteutetusta kodin ja koulun yhteistyöstä. Jyväskylän yliopisto. Opettajankoulutuslaitos. Pro gradu-tutkielma. PDF-dokumentti. Saatavissa: https://jyx.jyu.fi/bitstream/handle/123456789/47839/URN%3ANBN%3Afi%3Ajyu-201511253833.pdf?sequence=1&isAllowed=y [viitattu 16.10.2022].

Ålander, A. & Soukko, T. 2021. Tiedolla johtamisen edellytykset syntyvät arjen terveydenhuollossa. WWW-dokumentti. Saatavissa: https://soteuudistus.fi/web/soteuudistus/-/tiedolla-johtamisen-edellytykset-syntyvat-arjen-terveydenhuollossa [viitattu 4.11.2022].

Kirjoittajat

Riitta Härkönen ja Minna Nevalainen työskentelevät sosiaalialalla toisen asteen erityisoppilaitoksessa ja lastensuojelussa sekä opiskelevat hyvinvoinnin edistämistä (YAMK) Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa.