Lähivuosina erilaisten pilvipalveluiden tarjonta sekä käyttö on lisääntynyt räjähdysmäisesti. Hyödyntämällä organisaatiossa käytössä olevan Office365 for Business kaltaisia pilvipalveluita, voidaan helpottaa ja yksinkertaistaa monia työvaiheita ja säästää näin ollen myös aikaa.

Case 1: Asiakirjan kommentointikierros  

Henkilö on luonut asiakirjan, johon toivotaan kommentteja ja korjausehdotuksia kollegoilta ja kenties vielä sidosryhmien edustajilta.

Perinteisesti tällainen asiakirja olisi todennäköisesti lähetetty sähköpostitse. Alkuperäinen lähettäjä olisi saanut kommentit vastauksena omaan sähköpostiinsa ja koostanut ne sitten erillisistä viesteistä valmiiseen asiakirjaan.

Pilvipalveluita hyödyntämällä voidaan muutokset suoraan tehdä valmiiseen asiakirjaan. Kommentoitava asiakirja tallennetaan Office 365 –palveluun, jonka jälkeen kollegoille lähetetään suoraan O365-palvelusta kutsu tulla muokkaamaan tai kommentoimaan asiakirjaa. Sama kutsu on mahdollista lähettää myös sidosryhmien edustajille. Nyt kaikki kommentit kerääntyvät suoraan samaan asiakirjaan ja muut kommentoijat näkevät myös toisten jättämät huomiot.

Case 2: Yhteisen asian suunnittelu

On yhä yleisempää, että samaa asiaa työstävät henkilöt, jotka eivät työskentele samalla kampuksella. Yhteistyötä helpottaa mahdollisuus työstää asiakirjoja yhdessä Office365-palvelun kautta tai pyytämällä omaa työtilaa Staffiin. Tällöin tiedostot ovat kaikkien asiaan liittyvien henkilöiden käyttävissä paikasta ja ajasta riippumatta. Staffin työtilassa on mahdollista ylläpitää myös mm. yhteistä kalenteria sekä kirjoittaa muistioita, jos sellainen on tarpeen.

Case 3: Moodle-opintojakson aineiston päivittäminen

Opettajat käyttävät Moodlessa paljon tiedostoihin perustuvaa aineistoa. Yleensä opintojakson aineistoa on tarkistettava ja päivitettävä säännöllisesti joka lukuvuonna. Vaikka opintojaksoalustoista onkin mahdollista saada kopioita, aineistot niissä eivät päivity ilman opettajan aktiivista toimintaa.

Mikäli opettaja on alun perin tallentanut opintojaksolla käytetyn aineiston Office 365 –palveluun ja vain viitannut niihin Moodlessa, aineiston ajantasaistamiseen riittää alkuperäisen O365:ssä olevien tiedostojen päivittäminen. Kaikki samaa aineistoa käyttävät opintojaksoalustat ovat yhdellä kertaa ajan tasalla kyseisten tiedostojen osalta.

Opintojaksoalustalla on toki paljon tehtävää tämän lisäksi, mutta tiedostojen siirtäminen Moodlesta Office365:n säästää aikaa ja vaivaa aineiston päivitysvaiheessa. Opettajan on mahdollista nähdä myös yhdellä kertaa O365:n kautta, mitkä opintojaksojen aineistoista ovat ajan tasalla ja mitkä mahdollisesti vaativat vielä päivitystä. Moodlessa tämä tieto sijaitsee hajallaan, koska se on tarkistettava erikseen jokaiselta opintojaksoalustalta.