Arkistot kuukauden mukaan: toukokuu 2015

Jaettua suunnittelua ja aikatauluttamista Trellolla

Saimme sähköpostitse Juhani Talvelalta keväällä mielenkiintoisen asian tutustuttavaksi. Asiaan tutustuttuani kokeilin Trelloa paikallisen eläinsuojeluyhdistyksen jäsenlehden tekemisessä koordinoimassa prosessia ja pitämässä muut tietoisena siinä missä mennään milloinkin. Trello oli niin kätevä, että ajattelin kertoa siitä myös täällä blogissamme muillekin. Juhanin sähköposti kuului  näin:

”Olen kiinnostunut ottamaan (mahdollisesti) käyttöön Trellon a) omien tehtävien ja prosessien hallitsemiseen, b) ryhmätyöskentelyyn. Olisiko sinulla/teillä kellään kokemusta tästä ja aikaa ja mahdollisuutta joskus hieman keskustella ja ehkä yhdessä katsastaa josko tämä olisi hyvä työkalu noihin tarpeisiin.
Tehtävien ja prosessien hallinta on sinänsä iso ja vaativa juttu. Meillä kaikilla on joka hetki käynnissä kymmeniä – ehkä lähemmäs sata – erilaista prosessia jotka liittyvät töihin, kotiin, harrastuksiin, omiin juttuihin, ym. Näiden kanssa askarointi syö joskus ihan liikaa muistikapasiteettia. Deadlinet paukkuvat ja tulokset ovat ehkä hieman vaatimattomia. Pienen tutustumisen jälkeen luulisin että Trello voisi olla työkalu jolla prosessien työstäminen ”muistilapuiksi” ja integroiminen erinäisiin web linkkeihin, sähköposteihin ja tiedostoihin voisi onnistua.”

Tästä pari kuukautta myöhemmin tapasimme Juhanin kanssa videoneuvottelun välityksellä ja esittelin Trelloa ja kokeilimme yhdessä ominaisuuksia ja oikeuksien jakamista muistilapuissa. Kaikille jäi positiivinen kuva Trellosta.

Mikä siis on Trello?

Trello

Trellossa luodaan käsiteltävän asian mukaan nimetty seinä (board), johon voi kiinnitellä muistilappuja/listoja (list), jotka voivat kasvaa pituudeltaan asian mukaan lisäämällä niihin kortteja (card) alle. Kaikki muistilaput ovat vierekkäin, eli seinät kannattaa rajata aiheiltaan aika tarkasti, tai muuten joutuu käyttämään seinäänsä vierityspalkin avulla.

Muistilapuille voi laittaa kaikenlaista sisältöä, jopa liitteitä, sekä eräpäivän. Kortteja voi osoittaa yhteistyössä tehtävillä seinillä tietyille henkilöille, joten hommia voi kätevästi jakaa Trellossa, sekä myös merkitä tehdyiksi.

Kortteja voi lisätä myös lähettämällä tiettyyn sähköpostiosoitteseen sisällön viestinä, joten itse Trelloon ei ole pakko edes kirjautua. Yleisimmin Trelloa käytetään selaimen, tai mobiilisovelluksen kautta.

Trellosta löytyy maksullinen versio, mutta peruskäytössä riittää myös maksuton. Ominaisuuksia on maksuttomassakin reilusti. Trellossa voi esimerkiksi valita näkyviin kalenterin, jossa näkyvät kaikki ajoitetut tehtävät ja niiden vanhenemiset. Kortteja voi laittaa äänestykseen, jolloin jokaisella tunnuksella on yksi ääni. Hauskoina ominaisuuksina mainittakoon, että kortit voi määrittää näyttämään vanhoilta, jos niissä ei ole aktiviteettiä ja Trellossa on mahdollisuus myös laittaa kortteihin tarroja valmiista valikoimasta.

Seinä voi olla julkinen, jolloin sillä on verkko-osoite ja se näkyy kaikille, vaikka muokkaaminen ei ilman kirjautumista onnistukaan. Julkisuutta voi myös vaihtaa halutessaan milloin vain. Trellossa on mahdollista myös kopioida seiniä, sekä ottaa ne talteen PDF-tiedostoksi.

Seiniä on mahdollista ryhmitellä organisaatioittain, ja aiheet voi halutessaan nimetä kategoriamaisiksi. Muistiinpanojakin voi merkitä omilla tunnisteillaan.

Voin lämpimästi suositella Trelloa eteenpäin, vaikka puutteitakin tottakai on. Olisin esimerkiksi kaivannut sähköpostiini huomautusta, jos minulle jaetaan tietty kortti hommaksi. Huomautus asiasta tulee vain Trellon seinälle ja jää helposti huomaamatta.

Jatkotoimenpiteinä keskustelimme, että työprosessien ohjaukseen ja hallintaan voisi Trellon lisäksi kartoittaa myös Staffin työtiloja (http://staff.xamk.fi), Yammeria (https://www.yammer.com/xamk.fi), sekä Slackia (http://xamk.slack.com). Slack on näistä uusin tulokas, ja perustuu yleisiin sekä yksityisiin keskusteluihin, jotka toimivat myös mobiilisti. Esittelyä voit vilkaista täältä https://slack.com/is/team-communication.

Tervetuloa mukaan kokeilemaan!

iLaitteet mukaan AC-huoneeseen

Joskus tulee eteen tilanne, joissa olisi tarpeen päästä esittämään iPadin tai iPhonen näyttöä etänä esimerkiksi opiskelijoille. Aiemmin tämän toteuttaminen on ollut varsin vaikeaa, mutta viimeisin Applen tietokoneille tullut käyttöjärjestelmäpäivitys ”Yosemite” helpottaa tätä ongelmaa huomattavasti. Päivitys tuo mukanaan tuen iLaitteiden näytön kaappaamiseen tietokoneelle, jolloin siitä on mahdollista tehdä tallennus tai jakaa se esimerkiksi AC-huoneeseen.

 Mitä tarvitset jakaaksesi iPadin tai iPhonen näytön tietokoneelle:

  • Apple-tietokone, jossa on asennettuna OS X 10.10.2 ”Yosemite” -käyttöjärjestelmä
  • Pad tai iPhone lightning-liitännällä ja iOS 8 -käyttöjärjestelmä asennettuna
    Lightning_connector

    • iPhone 5 tai uudempi
    • iPad 4 (Retina)
    • iPad Air tai Air 2
    • iPad Mini tai uudempi
  • QuickTime Player 10.4, joka asentuu käyttöjärjestelmän yhteydessä

Lisätietoja Applen verkkosivuilla:
OS X Yosemite
iOS 8
Yllä mainittujen käyttöjärjestelmien päivitys on ilmainen niitä tukeviin laitteisiin.

Näillä laitteilla se homma sujuu!

Näillä laitteilla se homma sujuu!

Kun tarvittava laitteisto on kasassa, on aika pureutua siihen miten ne saadaan toimimaan yhteen AC-huoneen kanssa. Valmistelut kannattaa aina aloittaa ajoissa ennen varsinaista istuntoa, jotta mahdollisten teknisten haasteiden ratkaisemiseen jää aikaa.

Työvaiheet pähkinänkuoressa:

ITunes ja Screen Capture -ohjelmat käynnistyvät useasti liitettäessä iPad tai iPhone tietokoneeseen ja myös QuickTime Player -sovelluksen avaamisen yhteydessä. Voit aina piilottaa em. sovelluksien ikkunat pois tieltä.

  • Aloita työskentely liittämällä iPad / iPhone tietokoneeseen
    Tällöin yleensä käynnistyvät myös iTunes että Screen Capture -ohjelmat.
  • Käynnistä QuickTime Player -sovellus ja valitse File-valikosta ”Record a Movie”.
    Ohjelma käynnistää iSight-kameran oletuksena, mutta voit valita tallennuspainikkeen oikealla puolella olevasta pudotusvalikosta kuvalähteen.

    Kuvalähteen valita

    Kuvalähteen valita

  • Kun oikea kuvalähde on valittu, näet oman iLaitteesi näytön tietokoneella. Voit nyt kokeilla käyttää laitettasi ja testata, toimiiko yhteys.

Jatkot AC-huoneessa:

  • Mikäli yhteys toimii, voit seuraavaksi kirjautua AC-huoneeseen, jonne laitteen näyttö on tarkoitus jakaa.
  • Valmistele AC-huone tarvitsemillasi työkaluilla esim. ääniasetukset, web-kamera, chat-pod jne.
  • Käytä laitteen ruudun näyttämiseen AC-huoneen Share-podia. Voit valita ruudunjaon asetuksista joko ”Desktop” tai ”Application” > ”QuickTime Player”.  Tämän jälkeen AC-huoneessa olevat voivat nähdä laitteesi näytön.

Katso tallenne iPadin ruudunjaosta AC-huoneessa


Aina ei mene kaikki ihan putkeen

Omassa laitekokoonpanossa suurimmaksi kompastuskiveksi osoittautui AC:n ruudunjako ja sen toimimattomuus.  Tietokoneeni ei suostunut jakamaan näyttöä tietoturvasyistä, joten jouduin hieman muuttamaan sen asetuksia.

Lisäksi AC ei toimi tietokoneellani kunnolla kuin Firefox-selaimen kautta, koska Safari-selain ei jostain syystä osaa käynnistää AC:n käyttöön tarvittavaa ”adobeconnectaddin”-ohjelmaa oikein.

Jos törmäät AC:ssa samankaltaiseen tietoturva-ongelmaan omalla Macillasi, vilkaise oheisen linkin kuvalliset ohjeet AC:n ruudunjaon sallimiseksi. Huomioithan, että muutoksien tekeminen edellyttää sinulta järjestelmän ylläpitäjän oikeuksia tietokoneellesi.

Vinkkejä: 

Voit käyttää QuickTime Player -ohjelmaa yksinään iPadin / iPhonen näytön tallentamiseen. Tällöin kiinnitä huomiota QuickTime Playerin asetuksissa myös äänilähteen valintaan. Olen käyttänyt äänen tallennukseen erillistä kuuloke/mikrofonia, vaikka iLaitteissa onkin laadukkaat mikrofonit. Tallennetut videot voi jatkokäsitellä vaikka iMoviessa ja julkaista ne sen jälkeen Youtubessa.

Innostuitko kokeilemaan mutta tarvittava laitteisto puuttuu?

Mikäli työskentelet Kasarminmäen kampuksella, voit tulla lainaamaan Sari Uskilta tai Riikka Räikköseltä Mac-tietokoneen, jolla voit kokeilla ruudunjakoa. Tarvitsen sen lisäksi esim. iPadin, jossa on lightning-liitäntä. Sellaisen voit lainata vaikka koulumme kirjastosta.